Daha iyi proje yönetimi için 3 öneri

Daha iyi proje yönetimi için 3 öneri

 Başlığın biraz iddialı olduğunun farkındayım. Her proje ve her ekip birbirinden çok farklıdır. Bu yüzden herkes için sihirli öneriler sunacak değilim. Bu yazımda sizlere aktarmak istediğim çekirdek öneriler; yani projelerinizde uygulayabileceğiniz 3 adet basit ve esnek yaklaşımdır. Özellikle esnek dememin sebebi, bu yöntemlerin her projede uygulayabilme ihtimalinin fazla olmasını vurgulamak istememdir. Bu üç yöntem sırasıyla

  1. Görselleştirin
  2. Limit koyun
  3. Ölçün

Öneri 1 :  Görselleştirin; özellikle iş akışınızı

Şu an projelerinizde her ne yapıyorsunuz görselleştirin. Görselleştirmek süreçlerinizi daha net bir şekilde görmenizi sağlayacaktır böylece potansiyel muda (israf) noktalarını bulma şansınız artar.  Elbette öncelikle yaptığınız işleri süreçlere bölmeniz gerekir. W. Edwards Deming dediği gibi “Eğer yapılan işi süreç haline getiremiyorsanız, ne yaptığınızı bilmiyorsunuz demektir.”

visual

Elbette yukarıdaki gibi bir süreç gösterimi harika olurdu ama basitçe aşağıdaki gibi yapılan süreç tarifi de kafi olur. Yeter ki görsellik olsun. Görsellik 1. numaralı kural diyebiliriz.

value-stream

Kısacası gün içerisinde ne yapıyorsunuz ? Tekrar tekrar nerelerde takılıyorsunuz bunu ortaya çıkartmak. Ortaya çıkartmanın en iyi yolu bunu görselleştirmek. Süreçlerin herkes tarafından net anlaşılması ve darboğazların ortaya çıkması için görselleştirme kesinlikle en önemli maddelerden bir tanesidir.

Öneri 2 : Süpermen değilsiniz

Fiziksel limitlerimizin genelde farkındayızdır, örneğin apartmanın 2. katına çıkmak için zıplayaMAyız çünkü bu şekilde tasarlanmamışızdır. Onun yerine fiziksel limitlerimizi bilir ve merdiven veya asansör kullanırız. Yada vücut geliştirmeye giderken daha ilk günden 100 kg ile çalışmaya başlamayız (istisnalar olabilir). 

supermen değilsiniz

Fiziksel limitlerimizi iyi bilmemize rağmen iş zihinsel aktivitelere gelince limit koymuyoruz ve bunun doğal sonucu olarak işler birbirine giriyor. Devamlı üzerinde çalışılan işler bölünüyor. Aynı anda 10 farklı iş yapılmaya çalışılıyor vb… daha niceleri. Sonuç doğal olarak stres ve verimsizlik.

Strese girmemek ve rahat çalışabilmek için yapılacak işlere limit getirmenizi kesinlikle öneriyorum (öncesinde görselleştirme lütfe). Yani işi körü körüne iteklemek yerine, iş bittikçe havuzdan bir sonraki işi çekmek sizi çok verimli kılacaktır. Bahsettiğim sistemin adı kısaca Kanban. Kanban yaklaşımını projeler uygulayabileceğiniz gibi kişisel yaşantınızda da uygulayabilirsiniz, bu konuda yazılmış Personel Kanban kitabını okumanızı tavsiye ederim.

Aşağıdaki Kanban tahtasında kırmızı ile gösteren sayılar, işin ilgili süreclerinin limitleridir. Örneğin geliştirme (development) aşamasında aynı anda 4 ‘den (projeye göre daha az veya fazla limit koyabilirsiniz) fazla iş olamaz (limitlerimiz olduğunu tekrardan hatırlatırım). Bu hem uygulama geliştiricileri koruyan hemde kalitenin devamlılığı için bir sigorta niteliğindedir.

kanban-board

Öneri 3 : Ölçemiyorsan yönetemezsin…

Gerçekleşen performansı kayıt altında almak ve bu bilgi ile gelecek hakkında yorumlar yapabilmek çok kıymetlidir. Zaten insanoğlu olarak derdimiz hep geleceği bilmek ve kontrol altında alabilmek değil mi ?  Kanban sistemi bu noktada iki önemli bilgiyi toplamanıza yardım olur. Bunlar : 

  1. Kontrol çizelgesi (bunun detaylarından şimdi bu yazıda bahsetmeyeğim)
  2. İş tamamlama (Lead Time) dağılımı çizelgesi

Proje yönetiminde ana performans göstergelerinden biri olan tamamlanma süresi (Lead Time) dağılımı  , proje ekibinin performansı ve gelecek performansları hakkında ihtimale dayalı bilgi verebilir. Nasıl mı ?

Öncelikle Lead Time (İş tamamlama) nedir ?

lead-time

Müşterinin bir işi onaylanıp listeye eklenmesinden, o işin tamamlanmasına kadar geçen süredir. Yani örneğin müşterileri şöyle bir istekte bulunuyor diyelim : “Siparişleri geç teslim eden firmaları görmek istiyorum”. Bu istek tahtaya eklendikten sonra kaç gün içerisinde bitti (canlı sistemde kullanıldı) ? Diyelim ki 16 gün sonra.  Bu 16 gün  o işin tamamlanma süresi (Lead time) olarak kaydediyoruz. Böyle böyle tüm işlerin  tamamlanma sürelerini not ettiğimizde aşağıdaki gibi bir dağılım elde edebiliriz.

Lead-time-distribution

Örnek bir tamamlanma süresi (lead time) dağılımı yukarıda mevcuttur. Bu dağılım grafiğinin takip ettiği şey, dağılım grafiğinin projenin hangi gününde kaç adet istek tamamlanmıştır.

Peki sonra ? 

Bu dağılım grafiği size çok önemli bir şey söyler. Artık müşteri size gelip “Yeni bir istek var, acaba kaç günde biter” dediği zaman. Kafadan atmak yerine daha bilimsel bir şekilde tahminde bulabilirsiniz.

Lead-time-predict

Tamamlanma süresi (Lead time) dağılım grafiğini elde ettikten sonra artık müşterinin bir sonraki istek ne zaman biter sorusuna aşağıdaki gibi cevap verilebilir. Yeni istek ortalama 50 günde. %85 ihtimalle 60 günde ve %98 ihtimalle 150 günde bitecektir diyebilirsiniz. Bu tür bir yaklaşım müşterinin psikolojik olarak ta proje ekibine güven duyma ihtimalini arttırabilir.

Proje ilk başladığında elinizde bu kadar veri olmayabilir. O zaman eski ve hemen hemen benzer bir başka projedeki istatistiksel veriyi kullanabilirsiniz, eğer bu da mevcut değilse yapacak birşey yok.  Son seçenek ihtimal hesabına dayalı tahminleri veri toplanana kadar ertelemek.  Buradaki amaç hedef koymaktır, veri olmaması şevk kırıcı olmamalı aksine veri toplamak ve değerlendirme yapmak için bir fırsat olarak görülmelidir.

No Comments

Post a Comment

Comment
Name
Email
Website

%d blogcu bunu beğendi: